Synthèse — Commandes et réceptions

Pourquoi bien commander ?

Commander, c'est arbitrer en permanence entre la rupture (vente perdue) et le surstock (trésorerie bloquée). Une bonne commande se décide sur les chiffres, pas sur l'habitude.

Les deux risques à arbitrer

La sous-commande

Rupture de stock, ventes perdues (souvent définitivement), client insatisfait, substitution moins rentable.

La sur-commande

Trésorerie bloquée, réserve saturée, casse / péremption, démarque et déstockage forcé.

Exemple. Commande habituelle = 50 u (10 ventes/jour). Les ventes montent à 16/jour : le besoin réel passe à 80 u → rupture en 3 jours, ventes perdues, client déçu. L'objectif : commander juste assez, sur les chiffres.

Les 3 familles de données pour décider

Données commerciales

Ventes moyennes (VM), tendance, rotation, saisonnalité / météo, événements locaux, promotions à venir.

Données de stock

Stock réel & théorique, seuil d'alerte, stock de sécurité, stock mini / maxi, stock déjà en commande.

Données logistiques

Délai fournisseur réel, fiabilité, fréquence de livraison, minimum de commande, conditionnement (PCB).

UVC, PCB & colisage : les unités logistiques

UVC — Unité de Vente Consommateur

L'unité vendue au client (1 bouteille, 1 paquet). On mesure les ventes et le stock en UVC.

PCB — « Par Combien »

Nombre d'UVC dans un colis. C'est l'unité minimale de commande : on commande des colis entiers, arrondis au PCB supérieur.

Colisage

UVC → sous-colis (SPCB) → carton (PCB) → palette. La façon dont les UVC sont regroupées et transportées.

À la commande : besoin de 40 UVC, PCB 6 → on commande 7 cartons (42 UVC), jamais 6 (36 < 40 → rupture).

Le cadencier en 2 étapes

Le cadencement planifie le rythme de commande ; le cadencier est l'outil de terrain qui calcule, produit par produit, la quantité à commander. La méthode tient en deux étapes.

La méthode

Étape 1Restante = Stock + Réceptions − Ventes écoulées − Cassesi négatif → 0 ; la casse se déduit ici

Étape 2Besoin = Ventes prévues + Sécurité − Restantepuis Commande = Besoin ÷ PCB, arrondi au-dessus

En un calculÀ commander = (V.prévues + Sécu) − (Stock + Réc − V.écoulées − Casse)

Deux périodes à ne pas confondre. Les ventes écoulées appartiennent à la période qui se termine (elles donnent le restant) ; les ventes prévues à la période à venir (elles donnent le besoin). Si le besoin est ≤ 0 : pas de commande.

Exemple complet — Soda 1,5 L (PCB 6)

Réf.	PCB	Stock	Réc.	Casse	V.écoul.	V.prév.	Sécu	Restante	Besoin	À cmder	SF
Soda 1,5 L	6	24	12	0	30	34	12	6	40	7 cart. (42)	14

Restante = 24 + 12 − 30 − 0 = 6
Besoin = 34 + 12 − 6 = 40 UVC
Commande = 40 ÷ 6 = 6,7 → 7 PCB (42 UVC) — toujours arrondir au-dessus
Contrôle (SF) = 6 + 42 − 34 = 14 > sécurité (12) → commande bien dimensionnée ✓

Le même calcul sur Excel

Restante (I2) = C2+D2-F2-E2 Besoin (J2) = G2+H2-I2 Commande PCB = ARRONDI.SUP(J2/B2;0) SF (L2) = I2+(K2*B2)-G2

À l'épreuve, les fonctions ne sont pas obligatoires : tu peux écrire « j'arrondis au PCB supérieur → 7 PCB ». Les versions MAX(0;…) évitent simplement les valeurs négatives.

Exercice corrigé

Cadencier — 3 articles à traiter

Calcule Restante, Besoin et le nombre de colis (À cmder) pour chaque ligne, puis vérifie.

Réf.	PCB	Stock	Réc.	Casse	V.écoul.	V.prév.	Sécu	Restante	Besoin	À cmder
Beurre doux 250 g	10	45	20	0	50	60	15	?	?	?
Eau minérale 1,5 L	6	36	0	0	30	42	12	?	?	?
Café moulu 250 g	10	28	0	4	22	30	8	?	?	?

Réf.	Restante	Besoin	À cmder
Beurre doux 250 g	15	60	6 colis (60)
Eau minérale 1,5 L	6	48	8 colis (48)
Café moulu 250 g	2	36	4 colis (40)

Beurre : Rest = 45 + 20 − 50 − 0 = 15 · Besoin = 60 + 15 − 15 = 60 · 60 ÷ 10 = 6 colis.
Eau : Rest = 36 + 0 − 30 − 0 = 6 · Besoin = 42 + 12 − 6 = 48 · 48 ÷ 6 = 8 colis.
Café : Rest = 28 + 0 − 22 − 4 = 2 · Besoin = 30 + 8 − 2 = 36 · 36 ÷ 10 = 3,6 → 4 colis (40) — la casse (4) se déduit dès la Restante.

Types de commandes, cadencement & EDI

Manuelle vs automatique

Commande manuelle

Saisie par le manager, référence par référence. + maîtrise, s'adapte aux imprévus et promos. − chronophage, risque d'oubli, variable. Risque : surcommander « pour être tranquille » → surstock.

Commande automatique

Générée par le système (historique, seuils, délais). + gain de temps, calcul régulier, gros volumes. − dépend du stock théorique, ignore le terrain. Risque : stock théo 80 / réel 30 → pas de commande → rupture.

Centralisée · directe · inter-services

Centralisée

Par la centrale d'achat. + massification, tarifs, cohérence réseau. Risque : promo nationale inadaptée au local.

Directe

Magasin → fournisseur, sans centrale. + réactivité, circuits courts. Risque : conditions moins bonnes, oubli de saisie = écart.

Inter-services

Entre 2 magasins / rayons. + dépanne vite, écoule un surstock. Risque : transfert non tracé → stock faux des 2 côtés.

Le cadencement — le principe « A pour D »

On commande le jour A pour être livré le jour D (ex. commande lundi → livraison jeudi : délai fournisseur de 3 jours). Le cadencement fixe quand, à quelle fréquence et quels jours commander, selon la rotation : forte (lait, pain → très fréquent) · moyenne (sucre, conserves → hebdo) · faible (piles, cirage → espacé).

L'EDI — Échange de Données Informatisé

Le canal numérique (norme EDIFACT) qui fait échanger automatiquement commandes, avis et factures entre magasin et fournisseur. À distinguer : la commande automatique décide quoi / quand ; l'EDI transmet.

ORDERS · commande ORDRSP · confirmation DESADV · avis d'expédition RECADV · accusé réception INVOIC · facture

GS1 normalise les échanges commerciaux (codes-barres EAN, identifiants produits, messages EDI standard). Selon GS1, la grande distribution économise ~775 M€/an grâce à l'EDI.

La réception : contrôler & sécuriser

Réceptionner, ce n'est pas seulement décharger : c'est contrôler, tracer et sécuriser. Le manager est le garant de la fiabilité du stock et de la sécurité des équipes.

Le cheminement en 5 étapes

1 · Préparation

Planifier, dégager le quai, bon de commande en main.

2 · Déchargement

En sécurité : EPI, gestes & postures.

3 · Contrôle

Quantité + qualité, face au BC et au BL.

4 · Validation

Signer le BL (réserves si besoin), établir le BR.

5 · Mise en stock

Ranger en FIFO et saisir l'entrée en informatique.

Décharger en sécurité

Un TMS (trouble musculo-squelettique) est une atteinte des muscles, tendons, nerfs et articulations, provoquée par le port de charges, les gestes répétitifs et les mauvaises postures. La grande distribution est le secteur n°1 pour les TMS. Repères : port maximal habituel 55 kg · une charge à bout de bras sollicite ~10× plus les lombaires qu'une charge tenue près du corps.

EPI

Chaussures de sécurité, gants adaptés, gilet haute visibilité.

Gestes & postures

Dos droit, plier les jambes, charge près du corps, pas de rotation du buste.

Organisation du quai

Sol propre et dégagé, transpalette / diable, pas de précipitation.

Le contrôle : deux dimensions

Contrôle quantitatif

Compter colis et palettes, convertir en UVC via le PCB, comparer au BC et au BL, repérer manquants et excédents.

Contrôle qualitatif

État des produits (casse, emballage), dates DLC / DDM, chaîne du froid, conformité (référence, calibre).

Réserves, refus & anomalies

Règle d'or — signer sans réserve = marchandise acceptée (la réclamation devient ensuite irrecevable). Une réserve valable est claire, précise et factuelle (étendue + nature de l'avarie, quantités). « Sous réserve de déballage » n'a aucune valeur juridique.

Délai & forme (légal)

Sous 3 jours ouvrables, par LRAR ou acte d'huissier — article L133-3 du Code de commerce. Au-delà : forclusion (recours perdu).

Refus & isolation

Refuser si dommage majeur (motif sur le bon), isoler la marchandise litigieuse et la tenir à disposition pour expertise.

Les 5 documents de la réception

Chaque document a un rôle précis dans la chaîne commande → livraison → paiement.

Doc.	Nom	Rôle
BC	Bon de commande	Engagement d'achat, émis avant la livraison. Référence de tout ce qui suit.
BL	Bon de livraison	Émis par le fournisseur, accompagne la marchandise. Signé = accepté ; il porte les réserves.
LDV	Lettre de voiture	Document de transport (CMR à l'international). Fixe les responsabilités ; zone de réserves (avaries, retard).
BR	Bon de réception	Document interne : valide l'entrée en stock et déclenche le rapprochement avec la facture. Doit refléter le réel.
Facture	Facture	Engagement financier (comptable et fiscal). Paiement exigible une fois la livraison conforme.

Le rapprochement clé : BC ↔ BL ↔ Facture. Les trois doivent concorder (références, quantités, prix) : c'est le « bon à payer ». En cas d'écart, le manager bloque et réclame un avoir.

Le stockage : FIFO / PEPS & mise en rayon

Les zones de stockage

Réception / quai

Contrôle et tri, attente avant rangement.

Réserve générale

Rangement par famille, allées dégagées, FIFO possible.

Zone froid

Chaîne du froid respectée : frais & surgelés, températures.

Non-alimentaire

Ménagers, chimie séparés et à l'écart de l'alimentaire.

FIFO / PEPS : la règle de rotation

FIFO (First In, First Out) = PEPS (Premier Entré, Premier Sorti) : le premier arrivé est le premier vendu. Dans le rayon, plus la DLC est proche, plus le produit est placé DEVANT ; les nouveaux se rangent DERRIÈRE.

FEFO — variante

First Expired First Out : priorité à la DLC la plus proche (produits à dates courtes).

LIFO — interdit

« Dernier entré, premier sorti » : interdit en comptabilité en France.

Les 4 réflexes de mise en rayon

Rotation des dates

Avancer les anciens, nouveaux derrière (FIFO / FEFO).

Facing & balisage

Rayon plein et propre, étiquettes prix à jour.

Hygiène & sécurité

Retirer les DLC dépassées, ne pas surcharger.

Traçabilité

Saisir la sortie réserve → rayon pour garder un stock juste.

Ce qu'il faut retenir

Commander juste

Arbitrer entre rupture et surstock — sur les chiffres, pas sur l'habitude.

Le cadencier en 2 étapes

Quantité restante, puis besoin de commande.

Commander en colis (PCB)

Convertir le besoin en colis entiers, arrondi au PCB supérieur.

Réceptionner = contrôler

Quantité + qualité, AVANT de signer le bon de livraison.

Réserves sous 3 jours

Claires et par LRAR (art. L133-3), sinon forclusion.

Stocker en FIFO / PEPS

Premier entré, premier sorti — limite péremption et démarque.

Commandes et réceptions

Objectifs pédagogiques

Contenu de cette synthèse

Pourquoi bien commander ?

Les deux risques à arbitrer

Les 3 familles de données pour décider

UVC, PCB & colisage : les unités logistiques

Le cadencier en 2 étapes

La méthode

Exemple complet — Soda 1,5 L (PCB 6)

Le même calcul sur Excel

Types de commandes, cadencement & EDI

Manuelle vs automatique

Centralisée · directe · inter-services

Le cadencement — le principe « A pour D »

L'EDI — Échange de Données Informatisé

La réception : contrôler & sécuriser

Le cheminement en 5 étapes

Décharger en sécurité

Le contrôle : deux dimensions

Réserves, refus & anomalies

Les 5 documents de la réception

Le stockage : FIFO / PEPS & mise en rayon

Les zones de stockage

FIFO / PEPS : la règle de rotation

Les 4 réflexes de mise en rayon

Ce qu'il faut retenir